miércoles, 8 de octubre de 2008

proyecto

PROYECTO:
Se refiere a un conjunto articulado y coherente de actividades orientadas a alcanzar uno o varios objetivos siguiendo una metodología definida, para lo cual precisa de un equipo de personas idóneas, así como de otros recursos cuantificados en forma de presupuesto, que prevé el logro de determinados resultados sin contravenir las normas y buenas prácticas establecidas, y cuya programación en el tiempo responde a un cronograma con una duración limitada.
Propuesta ordenada de acciones que pretende la solución o reducción de la magnitud de un problema que afecta a un individuo o a un grupo en la que se plantea el tamaño, características, tipos y periodos de los recursos requeridos, dentro de las limitaciones, dentro de las limitaciones técnicas, sociales, económicas y políticas en las que se desenvolverá.

PAUTAS O CRITERIOS PARA LA ELABORACION DE UN PRODUCTO:
1. objetividad: hace referencia a la necesidad de estudiar los hechos sin aferrarse a opiniones o juicios preconcebidos, con disposición a abandonar cualquier posición que la realidad muestre como falsa, inadecuada o insatisfecha.
2. claridad: todo proyecto debe definirse claramente diciendo lo que se propone, se quiere lograr, reflejando, de igual forma, las motivaciones y las aspiraciones de los grupos involucrados
3. principio de realidad: siempre hay que adecuar lo deseable a lo posible, y lo posible de cada circunstancia debe usarse para hacer realidad lo probable y lo deseable.
4. flexibilidad: consiste en planear un margen operativo para situaciones cambiantes o emergentes, en las que es necesario efectuar acciones rápidas o producir algunos cambios de dirección.
IMPORTANCIA DE UN PRODUCTO:
1. A porta a la toma de decisiones, al recomendar la solución técnica mas adecuada e indicar los resultados que se esperan obtener con su implementación y operación.
2. Permite demostrar las bondades de la alternativa de solución ante inversionistas, organismo de créditos y financiamiento, y en general, ante a aquellas entidades y personas que puedan financiarlo.
3. Fomenta el trabajo en cooperativa.
CICLOS DE UN PROYECTO:
1. PREINVERSION: Corresponde a todos los estudios que se precisan
adelantar antes de tomar la decisión formal de canalizar o no recursos
hacia algún objetivo particular. Incluye los procesos de:

1.1 Identificación: Explicación de los aspectos principales de la
necesidad u oportunidad y el planteamiento de las posibles alternativas de solución.
1.2 Selección: Elección de él o los proyectos que maximizan los
beneficios, teniendo en cuenta las restricciones de capital y, desde
luego, la magnitud del riesgo.

1.3 Formulación: Permite clarificar los objetivos del proyecto y analizar
en detalle las partes que lo componen. En este nivel encontramos las
siguientes etapas:

1.3.1 Etapa de idea: Tiene por objetivo clarificar una opción que se
presenta entre muchas, para atender una necesidad, una carencia,
un problema o aprovechar una oportunidad, teniendo en cuenta los
aspectos económicos, técnicos, institucionales, ambientales,
sociales y financieros.

Pasos para la generación de ideas de proyectos:

�� Elaborar un buen diagnóstico (existencia de necesidades no
satisfechas o parcialmente satisfechas, disponibilidad de recursos
naturales, conocimiento de las características sociales y culturales de
la población, disponibilidad de servicios y vías de comunicación,
procesos productivos eficientes, políticas gubernamentales positivas,
avances tecnológicos, presencia de conflictos sociales etc.)
�� Ser creativo e innovador (factor fundamental en la generación de
ideas).
�� Plantear una serie de interrogantes como: ¿Cuál es la principal
actividad económica de la zona? ¿Qué número de personas se
beneficiarán directa e indirectamente? ¿Qué servicios se prestarán y
cuál es la calidad de los mismos?, ¿Existe suficiente disponibilidad de
recursos humanos y físicos en la zona? ¿Cuál es el nivel de ingreso de
la población? ¿Cuál es la situación de empleo de la región?, etc.
1.3.2 Etapa de perfil: Aquí se realiza un análisis profundo de la
necesidad u oportunidad a partir de información, obtenida
principalmente de fuentes secundarias. Para este análisis:
�� Se preparan soluciones elaboradas.
�� Se definen objetivos.
�� Se contrasta el producto o servicio frente a la población objeto
(caracterización del mercado).
�� Se determina la viabilidad técnica, la cual debe contener las posibles
localizaciones, el tamaño, el proceso productivo y los modelos
organizacionales para la instalación y operación.
�� Se realiza una aproximación global al monto de las inversiones
requeridas, determinando los costos e ingresos que faciliten la
estimación preliminar, (“flujos de caja”), a los cuales se les pueda
aplicar ciertos indicadores de rentabilidad que permitan calificar, en
principio, las ventajas o limitantes del proyecto.
�� Se determina en qué áreas se debe profundizar el estudio, de modo
que se puedan aclarar aquellos aspectos que están confusos o tener
mayor seguridad en su estimación. En este punto se puede abandonar
la idea en forma definitiva, aplazar la decisión, o pasar directamente al
diseño definitivo o ejecución, si no hay duda sobre las ventajas
(financieras, sociales o económicas).
1.3.3 Prefactibilidad: Tiene por objeto depurar, con mayor detalle, los
aspectos de análisis del mercado, técnicos, financieros,
institucionales, administrativos (legales y organizacionales) y
ambientales. Para esto se acude, si es necesario, a información
primaria para algunas variables relevantes y que requieren un nivel
de certeza alto, de modo que se pueda concluir cuál es la mejor
alternativa y pasar, si se requiere, a la etapa de factibilidad o al
diseño definitivo para su ejecución. En muchos casos los estudios
preliminares y los de prefactibilidad se integran en uno solo, o se
utilizan como instrumento de negociación con entidades de
financiamiento e inversionistas.
Tenga en cuenta que:
En el estudio de prefactibilidad es importante incluir el análisis de
sensibilidad que permita observar el comportamiento del proyecto ante
cambios en las variables más relevantes.
1.3.4 Factibilidad: Busca reducir al máximo la incertidumbre asociada
con la realización del proyecto y obtener mejores y más confiables
soportes a los indicadores de evaluación. La decisión de iniciar esta
etapa es de la alta gerencia, pues implica altos gastos financieros,
inversión de tiempo y, en algunos casos, costos políticos y de
oportunidad. En este estudio solamente se evalúa una alternativa, la
cual puede pasar al rechazo del proyecto, a su mejoramiento
tomando las recomendaciones de los expertos, o al diseño técnico
definitivo para su ejecución.
1.3.5 Diseño definitivo: Esta etapa se aplica especialmente a proyectos
de alta complejidad y que exigen unas grandes inversiones. Aquí se
define con claridad cuál será el ente administrativo y gerencial que
asumirá la responsabilidad de su ejecución y se seleccionan los
servicios de ingeniería requeridos y los servicios complementarios
(interventoría, auditoría contable, asesoría jurídica, licitaciones etc.)
2. INVERSIÓN O EJECUCIÓN O IMPLEMENTACIÓN: Inicia en el
momento en que se toma la decisión de ejecutar el proyecto y termina
cuando finaliza la ejecución, y la empresa o negocio queda listo para
iniciar operaciones. En esta etapa se distinguen dos momentos que son la
consecución de la autorización y financiamiento (legalización de la
empresa, permisos y licencias) y la de ejecución propiamente. La
ejecución es básicamente una etapa de movilización de recursos
humanos, financieros y físicos con el propósito de garantizar los medios
idóneos para el cumplimiento posterior del objetivo social de la empresa.
Este ciclo es responsabilidad de la gerencia de proyectos, la cual debe
planear, ejecutar, controlar y revisar.
En esta fase las etapas son:
• Diseño definitivo del proyecto (para proyectos complejos y de grandes
inversiones).
• Adquisición e instalación de maquinaria, equipos, muebles e
inmuebles.
• Realización de obras físicas como construcciones, adecuaciones y
obras complementarias.
• Adquisición de las materias primas.
• Desarrollo procesos productivos.
• Programas de capacitación del personal responsable.
En resumen, en esta fase se realizan las inversiones y desembolsos que
permitan la ejecución de las acciones programadas en el proyecto.
3. CONSTRUCCIÓN: Hace parte de la fase de ejecución. Aquí se
adquieren los muebles e inmuebles, se realizan las construcciones,
adecuaciones y obras complementarias; se compran y montan los equipos
y maquinaria, y se hacen las pruebas necesarias para poner a punto de
operación.
4. OPERACIÓN: Comprende dos etapas que pueden generarse de forma
simultánea: La producción y la comercialización.
En este ciclo los recursos humanos, técnicos y administrativos son
orientados hacia la producción de un bien o prestación de un servicio, que
constituye el objeto social de la empresa y se realizan de forma
permanente las actividades de aprovisionamiento de materias primas e
insumos, como la utilización de mano de obra, la comercialización y las
actividades de tipo administrativo. Representa el ciclo típico de la acción
administrativa: planeación, acción y control.
5. EVALUACIÓN EX – POST: En este ciclo se analizan los resultados de
cada etapa del proyecto a partir de indicadores de costos, cumplimiento y
eficiencia. Este análisis permite mejorar la formulación de proyectos
futuros. Los indicadores usados en este ciclo son:
• Indicador de costos (IC) = __Gastos reales___
Gastos estimados
• Indicador de cumplimiento = ____Plazo real____
Plazo estimado
• Indicador de eficiencia = ___VAN ex-post___
VPN ex-ante
6. LIQUIDACIÓN: Es el corte que se hace a un proyecto para poder
evaluarlo. No significa necesariamente que ahí se termina y se cierra la
planta o empresa, pues para la realización de esta fase es importante
hacerse la siguiente pregunta ¿Al cabo de cuánto tiempo es conveniente
cambiar o terminar el proyecto?, por lo que es importante definir en cada
una de las fases su duración y, de esta manera, determinar si se ha
planeado bien su ejecución. Ejemplo de estas fases es:
Situación: Adquisición de un vehículo de servicio público de transporte
urbano.
Fase preoperativa = 6 meses: Corresponde a todas las actividades de
análisis, consulta, observación y, en general, de conocimiento de todo lo
que tiene que ver con las acciones antes de poner el vehículo en
operación.
Fase operativa = 5 años: Se inicia cuando el bien o servicio entra a
prestar el servicio. En este caso o se comienza a comercializar el bien, y
se identifica fácilmente por qué se comienzan a recibir unos ingresos (por
cobro de una tarifa), pero también se incurren en unos costos y gastos
indispensables para el funcionamiento.
Fase de liquidación = 6 meses: Es el corte que se hace al proyecto para
evaluar las bondades en un determinado período. En el caso propuesto se
recomienda hacer esta evaluación a los cinco años, teniendo en cuenta el
desgaste del vehículo, y la necesidad de buscar otras alternativas de
mejoramiento del mismo o cambiar definitivamente de actividad.

TIPOS DE PROYECTOS
Los proyectos se pueden tipificar de acuerdo con las características de los bienes que se elaboran, los servicios que se prestan y los beneficios que aportan.

Proyectos sociales: Un proyecto tiene carácter social cuando su implementación y operación no depende necesariamente de la capacidad de pago de los consumidores o usuarios potenciales, ni de los rendimientos financieros sobre los dineros invertidos.
Ejemplo, proyectos de salud, educación.

Proyectos de infraestructura:Estos proyectos tienen como fin poner en operaciónuna determinada capacidad transformadora deinsumos, con el fin de producir bienes con destino a atender necesidades de consumo. Ejemplo: proyectos
de transformación industrial, de producción agrícola o agroindustrial empresarial capitalista, de explotación minera, etc.

Proyectos productivos.Tiene como propósito fundamental crear condiciones
que faciliten e impulsen el desarrollo económico. El producto del proyecto sirve de instrumento para que las comunidades y los agentes económicos desencadenen
actividades productivas que mejoren sus ingresos y condiciones de vida, y propicien efectos económicos hacia otros grupos sociales. Ejemplo: carreteras, centrales eléctricas, etc.

Proyectos al interior de la empresa• Creación de nuevos producto (tecnológicos)
• Ampliación o mejoramiento (ampliación capacidad
Productiva




EL DIAGNÓSTICO

Es el proceso de estudio para medir, determinar, evaluar y caracterizar
particularidades de una necesidad u oportunidad que se presenta y que debe ser satisfecha mediante el mejoramiento de las condiciones actuales, o capitalizada a través de la realización de inversiones que aumenten la rentabilidad.
En el diagnóstico se identifican las causas que generan el hecho y sus
efectos, permitiendo a partir del análisis, formular estrategias de
intervención de acuerdo con las necesidades o potencialidades de cada
empresa.
El conocimiento de la situación imperante y el reconocimiento de los
factores que puedan dinamizar o retardar el desarrollo de las acciones
propuestas, permite establecer un diagnóstico que posibilite verificar la
conveniencia de poner en marcha la idea o ideas iniciales.
En estos términos, la preparación implica que las primeras acciones se
encaminen a la recopilación de toda aquella información que permita
conocer el contexto y de esta manera entender mejor los planteamientos
hechos en el estudio. Esta información se agrupa y organiza construyendo un marco de referencia, que generalmente consiste en la descripción del entorno, base contextual para la fase de verificación.
El conocimiento tanto de las organizaciones como de los gestores de
desarrollo, al tratarse de su propia realidad para unos, y del resultado de
su interacción permanente con el fenómeno de estudio para otros, permite tener acceso a información de primera mano, útil en la búsqueda del problema y sus repercusiones en forma mucho más directa. Esta
indagación no debe quedarse sólo en la descripción de situaciones sino
que debe trascender hacia sus significados e interpretaciones.

PROPOSITOS DEL DIAGNOSTICO
Tiene 2 propósitos principalmente :
1.DESCRIPCIÓN: Caracterización de la necesidad u oportunidad, su incidencia y afectación sobre la población objetivo.
2. EXPLICACIÓN: estructuración causal de las variables o situaciones que determinan la necesidad o problema. Este permite establecerla magnitud y dimensión de la solución para alcanzar una situación deseable.
OBJETIVOS Y SU CLASIFICACIÓN

Los objetivos son los fines o propósitos hacia los cuales se deben dirigir
los esfuerzos de un grupo humano. Para una empresa es básicamente
obtener utilidades a través de todas sus áreas funcionales.
Su importancia radica en que éstos son tomados como guías en el
desarrollo de las actividades que se van realizando durante la etapa de
estudio, puesta en marcha y en operación de un proyecto.


Tipos de Objetivos

GENERALES: Son aquellos en donde se concreta la idea de realizar un proyecto siendo el fin al cual queremos llegar, esto toda la esencia de la cual se esta formulando toda una idea y plan de un proyecto. EJ: que el producto o servicio que se produzca o se preste sea competitivo en el mercado nacional.

ESPECIFICOS: Se desarrollan a partir de los objetivos generales, de tal forma que existirá uno por cada aspecto concreto que sea necesario tratar para el desarrollo del objetivo general. EJ: que el producto o servicio sea competitivo tanto en precio como en calidad


Reglas para la fijación de objetivos:
• Claridad: Un objetivo debe estar claramente definido, de manera tal
que no quede ninguna duda en aquellos que son responsables de
participar en su logro.
Su lenguaje debe ser estricto y conciso, de manera que pueda ser
entendido fácilmente y comunicar exactamente lo que se quiere. Se
deben utilizar palabras que no sean vagas, imprecisas como por ej.
Comprender, estimar, suponer, muchos, pocos, etc.
• Flexibilidad: Los objetivos deben ser lo suficientemente flexibles para
ser modificados cuando las circunstancias lo requieran. Dicho de otro
modo, deben ser flexibles para aprovechar las condiciones del entorno.
• Medible o mesurable: Los objetivos deben ser medibles en un
horizonte de tiempo para poder determinar con precisión y objetividad
su cumplimiento.
• Realismo: Los objetivos deben ser factibles de lograrse dentro de las
condiciones y plazos establecidos.
• Coherencia: Un objetivo debe definirse teniendo en cuenta su utilidad
para la empresa. Los objetivos por áreas funcionales deben ser
coherentes entre sí, no deben contradecirse.
• Motivación: Los objetivos deben definirse de tal forma que se
constituyan en un elemento motivador y en un reto para las personas
responsables de su cumplimiento.
En caso de ser necesario, relacione los objetivos a acciones específicas.
Fije objetivos sólo en relación con otros objetivos de la organización.
Fije metas suficientemente altas para que los empleados tengan que
luchar por cumplirlas, pero no tan altas que los empleado se den por
vencidos






JUSTIFICACIÒN

Un aspecto importante que está relacionado con la formulación de los
objetivos y que permite que se reafirme la necesidad de realizar un
proyecto determinado es su JUSTIFICACIÓN.
Ésta se hace sobre la base en la identificación de una problemática que se
quiere resolver con el proyecto, por lo que nos debemos preguntar sobre
el porqué se requiere su realización. El análisis de este interrogante nos
orientará sobre cómo justificarlo, sustentándolo con argumentos claros,
cualitativos y cuantitativos, que deben soportarse con una buena
información.
La justificación no tiene otro propósito que indicar o describir el porqué del
proyecto, qué importancia y qué utilidad tiene para el problema que se
busca resolver. Se trata de argumentar por medio de conceptos técnicos y
científicos que:
• Existe una necesidad que debe ser satisfecha.
• Existe un problema que debe ser solucionado.
• Hay una oportunidad que puede ser aprovechada.
• El proyecto va a satisfacer la necesidad o a resolver el problema.
• Estas necesidades y problemas tienen prioridad sobre otros.
• Existen argumentos políticos, sociales, económicos, técnicos y
humanos que justifican que se conceda prioridad a la solución de
estos problemas o a la satisfacción de ciertas necesidades.

Las técnicas de recolección de datos permiten la obtención sistemática de información acerca de los objetos de estudio( personas, objetos y fenómenos) y de su entorno.
Como ya se mencionó, la recolección de datos tiene que ser sistemática, ya que, si los datos se recolectan al azar será difícil responder las preguntas de investigación de una manera concluyente.
TÉCNICAS PARA HALLAR DATOS
Los analistas utilizan una variedad de métodos a fin de recopilar los datos sobre una situación existente, como entrevistas, cuestionarios, inspección de registros (revisión en el sitio) y observación. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una investigación completa.
LA ENTREVISTA
Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionarán datos o serán afectados por la aplicación propuesta. El analista puede entrevistar al personal en forma individual o en grupos algunos analistas prefieren este método a las otras técnicas que se estudiarán más adelante. Sin embargo, las entrevistas no siempre son la mejor fuente de datos de aplicación.
Dentro de una organización, la entrevistas es la técnica más significativa y productiva de que dispone el analista para recabar datos. En otras palabras, la entrevistas es un intercambio de información que se efectúa cara a cara. Es un canal de comunicación entre el analista y la organización; sirve para obtener información acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas, así como concejo y comprensión por parte del usuario para toda idea o método nuevos. Por otra parte, la entrevista ofrece al analista una excelente oportunidad para establecer una corriente de simpatía con el personal usuario, lo cual es fundamental en transcurso del estudio.
Preparación de la Entrevista

1. Determinar la posición que ocupa de la organización el futuro entrevistado, sus responsabilidades básicas, actividades, etc. (Investigación).
2. Preparar las preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios (Organización).
3. Fijar un límite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista. (Sicología).
4. Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad (Sicología).
5. Hacer la cita con la debida anticipación (Planeación).
Conducción de la Entrevista
1. Explicar con toda amplitud el propósito y alcance del estudio (Honestidad).
2. Explicar la función propietaria como analista y la función que se espera conferir al entrevistado. (Imparcialidad).
3. Hacer preguntas específicas para obtener respuestas cuantitativas (Hechos).
4. Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad y actitudes similares (habilidad).
5. Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad).
6. Ser cortés y comedio, absteniéndose de emitir juicios de valores. (Objetividad).
7. Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al margen de la cuestión.
8. Escuchar atentamente lo que se dice, guardándose de anticiparse a las respuestas (Comunicación).
Secuela de la Entrevista
1. Escribir los resultados (Documentación).
2. Entregar una copia al entrevistado, solicitando su conformación, correcciones o adiciones. (Profesionalismo).
3. Archivar los resultados de la entrevista para referencia y análisis posteriores (Documentación).
Recabar datos mediante la Entrevista
La entrevista es una forma de conversación, no de interrogación, al analizar las características de los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre el sistema, los analistas pueden conocer datos que no están disponibles en ningún otra forma.
En las investigaciones de sistema, las formas cualitativas y cuantitativas de la información importantes. La información cualitativa está relacionada con opinión, política y descripciones narrativas de actividades o problemas, mientras que las descripciones cuantitativas tratan con números frecuencia, o cantidades. A menudo las entrevistas pueden ser la mejor fuente de información cualitativas, los otros métodos tiende a ser más útiles en la recabación de datos cuantitativos.
Son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencia en relación a como se podría hacer el trabajo; las entrevistas a veces es la mejor forma para conocer las actividades de las empresas. La entrevista pueden descubrir rápidamente malos entendidos, falsa expectativa o incluso resistencia potencial para las aplicaciones de desarrollo; más aún, a menudo es más fácil calendarizar una entrevista con los gerentes de alto nivel, que pedirle que llenen cuestionario.
Determinación del tipo de Entrevista
La estructura de la entrevista varia. Si el objetivo de la entrevista radica en adquirir información general, es conveniente elaborar una serie de pregunta sin estructura, con una sesión de preguntas y respuesta libres
Las entrevistas estructuradas utilizan pregunta estandarizada. El formato de respuestas para las preguntas pueden ser abierto o cerrado; las preguntas para respuestas abierta permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que parezca apropiado. Pueden contestar por completo con sus propias palabras. Con las preguntas para respuesta cerradas se proporcionan al usuario un conjunto de respuesta que se pueda seleccionar. Todas las personas que respondes se basan en un mismo conjunto de posible respuestas.
Los analistas también deben dividir el tiempo entre desarrollar preguntas para entrevistas y analizar respuesta. La entrevista no estructurada no requiere menos tiempos de preparación, porque no necesita tener por anticipado las palabras precisas de las preguntas. Analizar las respuestas después de la entrevista lleva más tiempo que con la entrevista estructuradas. El mayor costo radica en la preparación, administración y análisis de las entrevistas estructuradas para pregunta cerradas.






Realizar entrevistas toma tiempo; por lo tanto no es posible utilizar este método para recopilar toda la información que se necesite en la investigación; incluso el analista debe verificar los datos recopilados utilizando unos de los otros métodos de recabación de datos. La entrevista se aplican en todos los niveles gerencial y de empleados y dependa de quien pueda proporcionar la mayor parte de la información útil para el estudio los analistas que estudian la administración de inventarios pueden entrevistar a los trabajadores del embarque y de recepción, al personal de almacén y a los supervisores de los diferentes turnos, es decir. Aquellas personas que realmente trabajan en el almacén, también entrevistarán a los gerentes más importante.
Realización de Entrevista
La habilidad del entrevistador es vital para el éxito en la búsqueda de hecho por medio de la entrevista. Las buenas entrevista depende del conocimiento del analista tanto de la preparación del objetivo de una entrevista específica como de las preguntas por realizar a una persona determinada.
El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una entrevista exitosa. La falta de estos factores puede reducir cualquier oportunidad de éxito. Por ejemplo, analista que trabaja en la aplicación enfocada a la reducción de errores (captado por la gerencia de alto nivel) probablemente no tendría éxito si llegara a una oficina de gerencia de nivel medio con la presentación equivocada, ejemplo "Estamos aquí para resolver su problema".
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